La préparation d’un visioconférence
Dans le cadre d’une présentation d’affaires, d’un séminaire ou encore d’une formation on peut avoir recours au visioconférence. Son but est de réunir plusieurs interlocuteurs se trouvant à différents endroits. Ce système permet de communiquer en temps réel. Préparer une visioconférence n’est pas pour autant un jeu, il faut prendre le temps de tout mettre au point.
L’organisation d’une visioconférence
On ne peut improviser une visioconférence, alors il faut bien être organisé et pour se faire, choisissez bien vos outils pour que tout se passe sans encombre. Notre principal outil est la connexion internet, il faut s’assurer qu’elle soit bien stable. Ensuite, il serait plus judicieux de tester la fonctionnalité des matériels que vous allez utiliser, comme le volume du micro, l’orientation de la caméra… Bien évidemment, assurez-vous de vous munir de tous les documents qu’il vous faut pour éviter les mauvaises surprises. Comme les réunions qui se tiennent physiquement, il est d’une grande importance de respecter le créneaux fixés pour le bon déroulement de la visioconférence.
Le comportement durant un visioconférence
Il bien de préciser que ce n’est pas parce que vous n’êtes pas physiquement autour d’une même table que les autres que la réunion n’est pas formelle. Afin d’être professionnel, il faut bien choisir une tenue adéquate (éviter de porter des accessoires qui pourraient détourner l’attention de vos interlocuteurs). Lors de votre visioconférence, il est aussi fortement conseillé de ne pas utiliser votre téléphone, cela peut être perçu comme un manque de professionnalisme mais également comme un manque d’intérêt. Lors de la prise de parole, pour que chacun puisse y participer, faites très attention à votre dicton, essayez de ne pas parler nu trop vite ni trop lentement. Pendant la réunion, assurez-vous de ne pas monopoliser, faites court et allez droit à l’essentiel. Pour aborder de nouveaux sujets ou connexes, il serait préférable de prévoir une seconde réunion. Il est essentiel de se limiter à l’ordre du jour, ce qui n’exclut pas les petites digressions pour détendre l’atmosphère.